Evolution d’un modèle opérationnel : mutualisation et sécurisation de processus
Les Directions financières sont à la recherche d’efficacité et de valeur ajoutée. Une des réponses à cette problématique peut être de regrouper sous la responsabilité d’un acteur unique (centre de services partagés) un ensemble de tâches homogènes à faible valeur ajoutée afin de créer une nouvelle activité industrialisable, automatisable et professionnalisante pour les collaborateurs.
Problématiques
Si ce type de projet peut être simple à conceptualiser, sa mise en œuvre est souvent complexe. Il est bien sûr primordial de bien identifier les tâches à regrouper et de définir dans le détail le périmètre du projet. Au-delà, plusieurs obstacles se dressent fréquemment, liés aux problématiques d’optimisation et d’harmonisation des pratiques et à des freins culturels.
Pour l’un de ses clients, Julhiet Sterwen a pris en charge la direction d’un programme de transfert de l’activité de contrôle et de saisie des factures fournisseurs vers un centre de service partagé. Cette activité était disséminée au sein du quinzaine d’entités aux pratiques très différentes (8 filiales et 5 Directions métiers).
Afin de mener à bien ce regroupement, le client a souhaité par ailleurs optimiser et sécuriser son processus de règlement des factures fournisseurs. Le projet de transformation s’est donc doublé d’une rationalisation du processus global.
Notre méthodologie et notre apport
Outre une démarche projet classique intégrant l’analyse de l’existant, la définition de la cible et la phase de transfert de compétences et un chantier d’infrastructure technique, Julhiet Sterwen, à la direction du programme, a mis l’accent sur les processus et la conduite du changement.
Entre le début des travaux et la bascule en production du nouveau dispositif, près de neuf mois ont été nécessaires à la mise en œuvre du projet. Le succès s’est construit grâce au développement d’un véritable partenariat de projet entre les équipes cédant leur activité et les équipes accueillantes. La mutualisation de l’activité, dans un rapport de un à cinq (le transfert de l’activité de cinq personnes permettant de constituer un temps plein) a permis de générer une économie de 20% de l’activité grâce à la sécurisation du processus et aux effets de la mutualisation.