Cas client | Gouvernance documentaire
Que enjeu pour le client ?
La Direction de l’Amélioration Continue (DAC) de notre client souhaitait transformer la gouvernance et le cycle de vie du document numérique pour optimiser la consommation des espaces de stockage, de la création à l’archivage des documents.
Quel accompagnement côté Julhiet Sterwen ?
Nous avons agi sur les axes suivants :
- Etat des lieux et analyse des besoins des réseaux de formation : cartographie des documents, ateliers pour l’analyse des espaces de stockage répartis entre les serveurs de fichiers, les bases SharePoint, les bases documentaires.
- Elaboration de bonnes pratiques et de règles : usage des outils de l’espace personnel à l’espace d’archivage / règles de classement et de nommage / règles de migration et de nettoyage / plan d’accompagnement.
- Production d’un ensemble d’outil pour la supervision et la mise en place d’une gestion des espaces de stockage (référentiel documentaire, guide pour l’usage des outils…).
Valeur client apportée in fine
Au-delà de la réussite du projet, dans les délais, une gouvernance a été mise en place pour le déploiement du cadre de gestion des espaces et sa mise en œuvre.
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