Cas client | Dématérialisation des processus RH
Quels enjeux clients ?
- Dans le cadre de sa transformation digitale, notre client, industriel spécialisé dans la diffusion de matériaux de bâtiments, a souhaité lancer une réflexion autour de l’optimisation des processus RH pour aller chercher davantage de performance et renforcer la qualité de ses processus.
- Les processus en question concernaient les 23000 collaborateurs actifs de l’entreprise, répartis sur 20 sièges régionaux. Ils portaient sur la paye, la signature des contrats, le coffre employeur / employé.
- Les problématiques principales résidaient dans l’hétérogénéité et le manque de centralisation des données & documents ainsi que dans le manque d’une vision globale sur l’employé et les processus RH qui le concernant.
Quel accompagnement côté Julhiet Sterwen ?
Nous avons étudié la situation en cours, avec les équipes. Nous avions alors avec le double objectif de traiter les initiatives existantes et de permettre de recenser les besoins non satisfaits. Nous devions ainsi pouvoir définir une cible et une organisation optimisées (outils, acteurs, orga, …) pour la centralisation des documents RH mais aussi permettre de s’inscrire dans une démarche anticipatrice et innovante.
Par la suite, nous avons rédigé un cahier des charges en vue de l’acquisition d’une solution pour la gestion des processus et des documents RH dans l’optique de la mise en place d’un guichet unique collaborateur. Pour ce faire, nous avons mené l’appel d’offres, dépouillé les réponses et fait une proposition de choix
Suite à cette étude, nous avons identifié et optimisé les 5 processus prioritaires pour notre client :
- Enrôlement collaborateurs (OnBoarding)
- Gestion des absences
- Gestion des mutations
- Discipline
- Gestion des sorties (OffBoarding)
Valeur client apportée in fine
Sous notre impulsion, cet industriel a acquis la solution de dématérialisation Opentext afin de digitaliser l’ensemble des processus RH et alimenter automatiquement le dossier du collaborateur. Cette offre a permis de basculer au fur et à mesure les 23000 collaborateurs sur la nouvelle solution et de :
- Mettre à disposition de vrais services digitaux aux collaborateurs (RH/non RH) ainsi que pour les futurs recrutés,
- Décharger les opérationnel de tâches administratives et documentaires sans aucune valeur ajoutée (réception de documents, parafeurs, déplacement dans les dossiers, impressions, etc.),
- Mettre en place une solution fonctionnelle homogène et l’activation de briques techniques selon le besoin (GED / WORKFLOW, Signature électronique, archivage électronique etc.).
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