Réorganisation du service Paie et accompagnement du changement de progiciel

Une société d’ingénierie souhaite améliorer le fonctionnement de ses équipes de paie qui gèrent des statuts et des populations avec de fortes complexités.
Au-delà de l’organisation, perfectible, le SIRH s’avère être un frein à l’efficacité des équipes. Il est donc décidé de procéder à son remplacement.
L’accompagnement de notre client a porté du diagnostic de l’organisation au démarrage du nouveau système de paie au sein d’un service réorganisé.

Définir une nouvelle organisation de paie et d’administration du personnel

Une première étape de diagnostic permet de mettre en évidence :

• De nombreuses tâches manuelles ;
• Une fragmentation des activités ;
• Un manque de compétences ;
• Des processus artisanaux.

Pour embarquer les équipes malgré un constat déstabilisant, la recherche de solutions se fait sur un mode participatif, en gérant les résistances au fil de l’eau.

Un schéma d’organisation finit par se dégager, ainsi que des axes de progrès partagés par l’ensemble des équipes… à condition de s’appuyer sur un nouvel outils de paie.

Enfin, il est acté de mettre à jour et de documenter l’ensemble des règles de paie avant d’engager le projet.

Choisir la nouvelle solution et accompagner le projet paie

Un planning prévisionnel de projet est établi sur plus d’une année, pour choisir et mettre en place le nouveaux système, en constituant une équipe projet et en renforçant l’équipe de paie en place.

La phase de sélection du progiciel a abouti en 4 mois, après la sélection de 3 solutions du marché.

Grâce au livre blanc de la paie établi auparavant, le démarrage du projet est conforme au planning.
En revanch,e lors des phases de conception détaillée et de recette, l’équipe de paie doit être encore renforcée pour éviter un dérapage du planning.

Après 3 mois de fonctionnement, l’organisation cible peut être mise en place.