Archivage électronique : les 4 questions à se poser avant de débuter un projet d’archivage légal

Article écrit par Solange de Malliard.

Nos organisations génèrent de plus en plus de documents, dont bon nombre sont à conserver. Les motivations peuvent être d’ordre métier, d’ordre patrimonial, ou d’ordre légal. Ce dernier aspect est particulièrement exigeant. Il nécessite de pouvoir les préserver en garantissant leur authenticité, sur le long terme, et sous format électronique. Dans un contexte de dématérialisation, l’archivage électronique et la solution dédiée qu’il offre constituent une sécurité idéale.

Mais comment aborder un projet de ce type ? Quelles sont les questions clés à se poser en amont ?

L’archivage électronique, est-ce vraiment la solution ?

Les documents électroniques ayant une valeur légale, comme des factures ou des bulletins de paie, nécessitent une attention particulière. Ils doivent être préservés dans des conditions garantissant :

• leur intégrité, c’est-à-dire leur non-altération ;
• leur sécurité, que ce soit en termes d’accès, d’hébergement, ou de confidentialité ;
• leur pérennité, soit le fait qu’ils doivent rester exploitables dans le temps ;
• leur traçabilité, c’est-à-dire que leur cycle de vie doit pouvoir être reconstitué ;
• leur accessibilité, car ils doivent être disponibles et facilement retrouvés tout en gérant leur confidentialité.

Le Système d’archivage électronique, ou SAE, est la seule solution technique capable d’assurer tous ces aspects, et donc de maintenir de manière fiable l’authenticité des documents.

Quoi archiver ?

Avant de lancer un projet d’archivage électronique, il est primordial de déterminer ce qui doit être archivé, et dans quelles conditions.

Pour cela, il est nécessaire de commencer par analyser les processus métier de l’organisation. Le but est d’en déduire les procédures documentaires et d’analyser les documents qui en sont issus, pour identifier les typologies documentaires. Il faut leur porter une grande attention car des traitements différents devront être faits, en fonction de certains critères : format, papiers numérisés ou fichiers natifs électroniques, sources, application ou serveur, nature du document, mail par exemple.

Le deuxième aspect à considérer est l’obligation légale d’archivage. Chaque type de document, bulletin de paie, contrat ou facture par exemple, doit être conservé pendant des délais légaux au terme desquels ils doivent être soit détruits, soit conservés définitivement.

Le SAE doit être en mesure de gérer tout le cycle de vie des documents, de leur validation à leur destruction ou leur conservation définitive.

Le contenu constitue également une dimension importante : il peut s’agir de documents avec des informations et une structure récurrente – comme des bulletins de paie, ou bien ils peuvent contenir des données à caractère personnel ou de santé. Dans ce cas, il est impératif de se renseigner sur leur réglementation ; il est recommandé de consulter en particulier le Règlement Général de Protection des Données Personnelles ou RGPD.

Les réponses à ces questions sont les clés pour établir des bonnes pratiques d’archivage propres à l’organisation, en fonction de ses besoins spécifiques.

Quelle solution d’archivage électronique ?

En plus des critères liés à la nature des documents à archiver, le choix de la solution d’archivage électronique se fait en fonction des moyens humains, financiers et techniques disponibles. Les solutions sont multiples : externalisation, hébergement sur les serveurs de l’organisation ou le cloud, mutualisation avec d’autres entités et/ou délégation des services d’archivage. Une attention particulière est nécessaire pour les organismes publics, sous le coup d’une réglementation souvent assez stricte en termes de dispositifs d’hébergement.

Le SAE est personnalisable, en fonction des besoins spécifiques des organisations : de la certification AFNOR NF461 pour celles et ceux qui ont des impératifs réglementaires forts, à l’interface avec un large panel d’applications, en passant par la prise en charge de formats d’échange spécifiques, en particulier pour les archives publiques, le champ des possibles est immense…

Qui pour réaliser le projet d’archivage électronique ?

Un projet d’archivage électronique mobilise des compétences diverses, aussi bien techniques, organisationnelles que métier. La DSI et les services producteurs des archives doivent donc être parties prenantes du projet. Il doit être appuyé au plus haut niveau hiérarchique pour réussir.

Un projet d’archivage électronique est donc complexe à mettre en œuvre. Il nécessite une analyse pointue des processus de l’organisation et de la collaboration entre les différentes entités. En cela, constitue également une formidable occasion de mise à plat, et donc d’amélioration et de transformation.