5 étapes pour construire ses référentiels d’écoconception numérique
Concevoir et délivrer des services numériques de qualité avec impact environnemental réduit sur tout leur cycle de vie : tel est l’objectif de l’écoconception numérique. Découvrez nos cinq étapes pour concevoir et déployer vos référentiels d’écoconception numérique en entreprise.
Pourquoi adopter les pratiques d’éco-conception numérique ?
En adoptant ces pratiques, les entreprises relèvent plusieurs défis en matière de durabilité tout en créant de la valeur. Elles réduisent leur empreinte environnementale -et leurs coûts opérationnels-, en optimisant leur consommation de ressources, notamment énergétiques, et également en limitant leurs déchets électroniques. Elles renforcent aussi leur image de marque tant auprès des clients, des employés et des talents à recruter. Enfin, l’écoconception stimule l’innovation et la recherche de solutions numériques plus durables. Découvrez comment mettre en place ces approches dans votre organisation.
Etape 1- Nommer un référent Numérique Responsable, ou “réfèrent NR”
Le référent incarnera le numérique responsable dans l’organisation et en sera le « sponsor ». Il sera garant de la bonne application des pratiques NR.
D’après le Cigref : « il élabore, applique, pilote, anime et fait évoluer la stratégie Développement Durable de l’entreprise au niveau du SI, en relation avec le DSI, le Directeur du Développement Durable, et le comité exécutif de l’entreprise. »
La fonction « référent NR » existe depuis plusieurs années dans les grands groupes (SNCF, BPCE, Pôle Emploi), à temps plein ou à temps partiel, mais n’a pas toujours été nommée ainsi. Elle peut être intitulée « chargé de mission NR » ou « responsable RSE en DSI » ou encore « responsable Green IT ». Plus d’informations sur la fiche de poste du Cigref du référent NR
Bien que souvent rattaché à la DSI, il peut être rattaché à la direction RSE ou même à la DG de l’entreprise. Il a la responsabilité de décider des travaux NR à mener, et leur priorisation en adéquation avec la stratégie RSE de l’entreprise.
Le référent Numérique Responsable va collaborer avec les équipes DSI, pour rédiger un référentiel d’éco-conception numérique et en choisir l’orientation. Néanmoins, le NR peut être amené à collaborer avec tous les métiers de l’entreprise. Le NR peut collaborer avec la direction des achats par exemple, pour produire « un guide des achats responsables et écolabels », ou encore avec la direction RSE, pour rédiger le paragraphe numérique responsable dans le rapport RSE de l’entreprise.
Etape 2- Analyser l’existant, établir l’ambition et la feuille de route associée
Analyse de l’existant
Les volets à analyser seront notamment la consommation énergétique des équipements tels que les serveurs, le réseau, et les postes de travail, la durée de vie des équipements et le taux de renouvellement, l’efficacité du code, notamment le temps de traitement par fonctions.
Le résultat de votre analyse vous permettra de mettre le doigt sur les services impactant le plus négativement l’empreinte environnementale de votre DSI et orientera vos ambitions en matière d’écoresponsabilité.
Il convient donc de réaliser une évaluation environnementale de votre DSI afin de fixer l’ambition et les objectifs. La méthode d’évaluation la plus courante est l’ACV, ou Analyse de Cycle de Vie. Cette méthode sera abordée plus en profondeur dans l’étape 3.
L’ambition
Une fois l’ analyse de l’existant réalisée, le référent NR, en collaboration avec les équipes IT et RSE, définit l’ambition des équipes en lien avec la construction de référentiels d’éco-conception.
Une vision commune doit être établie sur : les objectifs du projet, notamment les bénéfices RSE attendus. Les objectifs doivent être clairs et mesurables. Par exemple, réduire la consommation énergétique de X% en 5 ans, réduire les gaz à effet de serre de X% en 6 ans, etc.
Une fois l’ambition validée par les parties prenantes, le référent NR sera responsable de sa traduction en feuille de route.
La feuille de route
A cette étape, doivent être définis : la gouvernance de ce sujet, les livrables attendus, le macro-planning, puis le périmètre fonctionnel. Par exemple, si l’écoconception portera sur les nouveaux et/ou anciens services ? ou si elle portera sur tout ou une partie du parc applicatif ? et enfin sur le type de services à écoconcevoir en priorité.
Il est également important d’identifier les contributeurs qui assureront la rédaction effective du référentiel : chefs de projets, product owners, développeurs, équipes architecture, équipes infrastructure, équipes réseau etc.
Des questions complémentaires étofferont votre feuille de route, par exemple :
· Quels types de référentiels sont les plus prioritaires à construire ?
=> Stratégie, spécifications, UX/UI, contenu, frontend, architecture, backend, hébergement. Une approche alternative peut se concentrer sur un seul volet du SI, comme les données par exemple.
· Quels KPIs à mettre en place pour mesurer l’impact environnemental du référentiel sur les services numériques ?
=> kWh par utilisateur, consommation des serveurs, CO2 émis par transaction, nombre de lignes de code vs performance, etc.
· Quel budget de mise en place du référentiel ? Arbitré et validé par quelle instance ?
=> Ce budget inclura notamment la sensibilisation, la formation des équipes techniques, les analyses de cycle de vie, etc.
· Comment seront traduits les bénéfices d’éco-conception dans le rapport RSE de l’entreprise ?
Etape 3- Rassembler les troupes et concevoir le référentiel
Une fois la feuille de route validée par les instances ad-hoc, il est possible de débuter la conception effective du référentiel.
La collaboration DSI et Référent NR
Le référent NR doit organiser des ateliers collaboratifs avec les équipes IT identifiées dans la feuille de route, pour développer les bonnes pratiques d’éco-conception et les pérenniser.
Les référentiels publics existants
Le point de départ de votre référentiel peut être le Référentiel Général d’Ecoconception de Services Numériques (RGESN), présentant 79 bonnes pratiques classées par pilier ou thème avec des moyens de contrôle et de test. L’Institut Numérique Responsable (INR) met également à disposition un Guide de Référence de conception responsable et le collectif Green IT, son Guide de l’écoconception numérique. Vous compléterez avec des bonnes pratiques propres à votre SI et des indicateurs de suivi et de contrôle. Vous pouvez éventuellement diviser le référentiel en plusieurs catégories, par exemple : “Infrastructure IT”, “Conception logicielle”, “Développement web et mobile”, “Equipement et matériel”, “Données”.
Le plan test et l’ACV
Il convient de produire un plan de test définissant les services numériques pilotes qui serviront pour tester les bonnes pratiques. Ces services pilotes peuvent être par exemple un projet de développement d’une nouvelle application en remplacement d’une ancienne en décommissionnement.
Une fois vos pilotes définis, utilisez les outils d’Analyse de Cycle de Vie (ACV) pour évaluer l’ impact environnemental de ceux-ci à l’état initial ou « as-is », avant écoconception selon le référentiel. Les indicateurs de cette première ACV vous serviront de référence de comparaison après écoconception de la nouvelle version du/des services pilotes.
Etape 4- Tester, améliorer puis diffuser le référentiel
La réalisation du test
Il s’agit d’appliquer, par les équipes projets, les critères et méthodes du référentiel pour développer une nouvelle version écoconçue du service pilote. Le référent NR doit observer et analyser l’utilisation du référentiel par les équipes de test, il doit mettre en lumière les difficultés rencontrées en appliquant les bonnes pratiques ainsi que les résultats obtenus. Il lui incombe également d’ajuster continuellement le référentiel en fonction des observations et des retours.
Il est important de noter que les principes d’écoconception s’accordent harmonieusement avec ceux de l’agilité. Les deux approches reposent sur un processus itératif et partagent l’idée qu’il est nécessaire de débuter avec un produit épuré et fonctionnel, le Minimum Viable Product (MVP), puis de rajouter au fur et à mesures les fonctionnalités les plus utiles.
Le bilan et la notation
Une fois la version écoconçue du/des pilote(s) livrée(s), l’équipe projet doit, « attribuer une note » sur la base du nombre de critères (ou bonnes pratiques) validés au travers des pilotes, parmi tous les critères présents dans le référentiel. Cette notation devra être historisée et sauvegardée pour servir de référence lors des prochaines évaluations.
La MiNumEco, la mission interministérielle numérique écoresponsable pilotée par la DINUM et le Ministère de la Transition écologique, met à disposition l’outil « NumEcoDiag ». Il permet d’évaluer l’écoconception de votre service ou produit numérique et se base sur les 79 critères du Référentiel Général d’Écoconception de Services Numériques (RGESN).
Vous pouvez, à votre tour, créer votre outil « maison » sur le même principe du MiNumEco. Le score de conformité est calculé de la manière suivante :
Nombre de critères conformes / (Total de critères – Nombre de critères non applicables).
Après l’écoconception, une nouvelle Analyse du Cycle de Vie (ACV)
Une deuxième analyse de cycle de vie doit être réalisée afin de vérifier que les objectifs d’écoconception sont atteints par rapport à l’ACV réalisée avant écoconception. L’objectif est également d’identifier des améliorations potentielles au niveau du référentiel et de l’adapter le cas échéant.
Une fois la version finale du référentiel créée, le référent NR peut en initier la première diffusion aux équipes. Une réévaluation périodique du référentiel est indispensable dans le cadre d’une démarche d’amélioration continue, à travers des audits réguliers et la collecte de feedbacks. N’oublions pas que le référentiel d’écoconception est un livrable évolutif. Les audits réguliers permettront de garder le référentiel à jour notamment en termes de pratiques et de réglementation, et le feedback utilisateurs permettra d’évaluer l’adhérence aux bonnes pratiques !
Etape 5- Sensibiliser et former les collaborateurs
En parallèle de la diffusion du référentiel à l’échelle de la DSI, le référent NR doit assurer son adoption par le plus grand nombre grâce à une campagne de conduite du changement.
La sensibilisation
Une première phase de sensibilisation à travers des actions de communication à l’échelle de l’entreprise, une newsletter, la création d’une communauté NR, renforcera l’adhésion aux principes d’éco-conception.
La formation
Diverses actions de formation doivent également être entreprises par le référent NR afin de pérenniser la démarche et de permettre à chaque profil IT et métier d’agir à son niveau au sein de son projet, avec ses fournisseurs et clients. L’écoconception ne doit pas se limiter à l’échelle de la DSI, mais doit être généralisée avec toutes les parties prenantes de celle-ci.
Ces actions de sensibilisation peuvent notamment prendre la forme d’ateliers collaboratifs pour les différents métiers ou des sessions de cours pour les collaborateurs techniques tels que les développeurs d’applications. Il est également important de démontrer que l’écoconception n’est pas une couche supplémentaire dans le cahier des charges, mais une opportunité d’innover de manière durable, et de réaliser des économies sur les budgets projets.
Enfin et afin de faire perdurer la dynamique et ancrer les pratiques dans la culture de l’entreprise, il est préférable de mettre à disposition de tous les collaborateurs les indicateurs de suivi de la démarche environnementale attestant des progrès en matière de NR. Ces indicateurs pourront également être réutilisés dans le rapport RSE de votre entreprise.
Pour toute question, retour d’expérience ou pour obtenir un accompagnement dans la mise en place de votre référentiel d’écoconception, n’hésitez pas à contacter nos équipes spécialisées en développement durable en cliquant ici.